どうすればいいの？「電子帳簿保存法」

電子帳簿保存法の三つの区分

電子帳簿保存法（以下、電帳法）とは、各税法で保存が義務付けられている帳簿・書類を電子データで保存するためのルール等を定めた法律です。法律自体は1998年から施行され、何度か改正されています。

2022年1月から施行される改正電帳法が大きな関心事となった理由のひとつは、「電子取引」に関するデータ保存の義務化が盛り込まれたことです。これについては、2023年12月末まで2年間に行われた電子取引については従来どおりプリントアウトして保存しておくことが認められましたが、これは、中小企業、とくに小規模企業・個人事業者の経理にとって、その準備期間が短く対応が難しいといった背景があったため認められたものです。

はじめに、電帳法の簡単な概略をご説明します。電帳法の主な保存区分は、①電子帳簿等保存、②スキャナ保存、③電子取引データ保存の3種類に分けられます。

①電子帳簿等保存は、「電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存」することです。具体的にいうと、自分が会計ソフト等で作成した帳簿や決算関係書類などを「電子データのままで保存する」ことを指します。

②スキャナ保存は、「紙で受領・作成した書類を画像データで保存」することです。具体的にいうと、相手から受け取った請求書や領収書などを、スキャニングして保存することです。

③電子取引データ保存は、「電子的に授受した取引情報をデータで保存」することです。具体的には、領収書や請求書といったように、紙でやりとりしていた場合にはその紙を保存しなければならない内容をデータでやりとりした場合には「電子取引」に該当し、そのデータを保存しなければならないというものです。

「ネット通販なら必ずデータ保存が必要」というわけではなく、あくまで領収書などを紙ではなくデータで受け取った場合等だけが対象ですので、早とちりしないように注意してください。いままでは電子データを出力した紙で保存しても良かったのですが、今後は、オリジナルの電子データの状態で保存しておく必要があります（2023年12月末までの2年間に行われた分はいままでどおり出力した紙を保存することも可能）。

電子取引データの保存方法について

電子取引データを紙ではなく電子データで保存することは、書類の保存場所が少なくなる、書類が整理しやすいなどのメリットがあり、企業の生産性向上を図る上でも有益です。ただし電帳法では、電子データで保存する際の要件が定められています。

保存時の要件には、
「1.システム概要に関する書類の備え付け」と
「2.見読可能装置の備え付け」、
「3.検索機能の確保」、
「4.データの真実性を担保する措置」があります。

「1.システム概要に関する書類（データ作成ソフトのマニュアル等）の備え付け」と、「2.見読可能装置（データが確認できるディスプレイ・アプリ等）の備え付け」は、税務職員のみならずその企業自身が電子データを確認するのに欠かせませんから、当然のことです。対応のポイントとなるのは、「3.検索機能の確保」と「4.データの真実性を担保する措置」になります。

「3.検索機能の確保」は、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できる状態にしておかなくてはならないことです。①専用ソフトで機能を備える方法のほか、②保存するファイル名を「20221031_(株)国税商事_110000」のようにしておくことでフォルダの検索機能が使えるようにしておく方法、③Excel等で索引簿を作成し、ファイルと関係づけて検索できるようにしておく方法等も認められています。

「4.データの真実性を担保する措置」については、
A）タイムスタンプが付されたデータを受け取る、
B）データに速やかにタイムスタンプを押す、
C）データの訂正・削除が記録される又は禁止されたシステムでデータを受け取って保存する、
D）不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程を整備・運用する、
というA～Dのいずれかを行うことが求められます。

Aは取引先、Bは自社にタイムスタンプが付与できるシステム導入が必要です。Cについても、システム導入が必要なほか、データの保存だけではなくやりとりもそのシステム内で行う必要があります。Dについては、自社で電子データの取り扱いについての規程を、国税庁が公表しているサンプル等を活用して定めておく方法です。
なお、電子取引データの保存システムとして販売されているものの中には、データのやりとりはそのシステム外で（メール等で）行われる場合も少なくないことから、真実性の担保はDの事務処理規程で図っていることが多いようです。

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小規模企業・個人事業者に適した対応策

ここからは、小規模企業・個人事業者に適した対応策を考えてみましょう。
電子帳簿等保存・スキャナ保存については、保存義務者の選択により紙で保存するかデータで保存するかを決められるため、いままで通りでも構いません。

その一方で、電子取引データ保存は、2024年1月から対応が必要になりますので、いまのうちから早め早めに準備しておくと良いと思います。書類の数が多くなく、書類を扱う担当者が決まって、運用方法が徹底できる場合は、以下の方法が適しているのではないでしょうか。

「3.検索機能の確保」については、電子データのファイル名に日付・取引先・金額を付与するか、日付・取引先・金額と電子データを結びつける索引簿を作成します。

「4.真実性の担保」については、新たにシステムを導入するにはコストがかかりますので、「不当な訂正削除の防止に関する事務処理規程」を整備・運用する方法が、最もハードルが低い方法です。事務処理規程のひな型については、国税庁のホームページからダウンロードすることができます。これを参考にしながら、自社のやり方（ファイル名の付与または索引簿の作成等）にあわせて規程を作成しておきます。

国税庁・電子帳簿保存法関係／参考資料（各種規程等のサンプル）

経理の効率化・財務管理の見える化を図ろう

2022年1月から予定されていた電子取引に関するデータ保存義務化は、ひとまず2023年12月末までに行われた分は紙保存が認められることとなりました。しかし今後、あらゆる分野でデジタル化・電子化がすすんで進んでいくことは避けられません。

現在、電帳法に対応した会計ソフト・クラウドサービス等がいくつか登場しています。今回の改正電帳法をきっかけに専用の会計ソフト等を導入するのも一つの方法です。また、銀行やクレジットカードのデータと連携しながら記帳・保存するシステムもあります。これにより、経理業務の効率化も可能です。

会計ソフトを導入したら、次に「月次決算」に挑戦してみてはいかがでしょうか。小規模企業・個人事業者で「月次決算」をしている事業者は少数派です。しかし、月次決算を行うことで会社の業績をタイムリーに把握できるようになり、状況にあわせて経営方針を迅速に修正することができます。経営課題の早期発見につながり、問題の深刻化を防ぐことにもなります。

さて、「電子取引」に関するデータ保存義務化は、2024年1月から対応しなければなりません。また、一足先に2023年10月からは「インボイス制度」もスタートします。
経理業務を取り巻く環境が大きく変わるなかで、経理の効率化・財務管理の見える化を図り、課題の早期発見と企業の成長につなげていってください。

久保田光彦（くぼたみつひこ）

税理士法人静岡みらい 代表税理士。公認会計士、中小企業診断士。大手情報システム会社を経て、公認会計士税理士事務所勤務後、現職。新規創業・小規模企業・個人事業者など、経営改善支援にも積極的に取り組む。

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